A problémák, amikkel a vállalatok szembenéznek sok szempontból nem hasonlítanak a korábban megszokottakhoz. A világ globalizációja, az információs technológia fejlődése, az új generációk sajátosságai együttesen eredményezik, hogy egy-egy feladat ezer szálon kapcsolódik más, látszólag oda nem tartozó elemekhez. A meghozott, vagy meg nem hozott döntések következményei gyorsabban, sokszor súlyosabban következnek be, mint valaha. És mindez sokkal kevésbé jelezhető előre, mint a technikai eszközök fejlettségéből adódóan elvárnánk. A sikerhez, ami nem az életben maradás, hanem a piacon elismert növekedés, fejlődés, változásra van szükség. És a változás nem csupán és nem is elsősorban technológiai. A stratégiai módosítás már jobb irány, de csakis akkor, ha a belső szervezeti felépítést és a szervezeti kultúra együttes módosulását eredményezi.

Vállalati felépítés korábban – az alá-fölé rendeltség kora

Egy vállalat szervezetének felépítése, gondolok elsősorban gyárakra, termelő egységekre egyértelmű hierarchia szerint történt, vagy történik. Jellemző, hogy a dolgozó, akinek már nincs beosztottja, nem rendelkezik döntési jogkörrel. Sokszor még felelősséggel sem. Az is megszokott, hogy az őket, dolgozókat vezető első vezetői réteg, mint csoportvezető sincs felruházva döntési jogkörrel, de neki már van felelőssége, és némi plusz szerepe az információ továbbításban. Természetesen elsősorban fentről lefelé.
A felső vezetés, akik felettesei valójában a tulajdonosok vagy befektetők pedig olyan területeken is döntési jogokkal bírnak, amire adott esetben semmi rálátásuk, tapasztalatuk vagy ismeretük sincs. Ez természetesen nem jelenti, hogy be is avatkoznak, csupán csak azt, hogy megtehetik.
Van ennek a sokunk által megszokott szervezeti felépítésnek egy nagy előnye. Mégpedig az, hogy a fegyelmezettségéből és a működésének egyértelműségéből adódóan rendkívül hatékony tud lenni ismert körülmények között, ismétlődő, vagy nagyon hasonló feladatok, kihívások leküzdése esetén. 

Ahogy a bevezetőben leírtam, a változások egyre gyakoribbak, egyre radikálisabbak és egyre nehezebben megjósolhatók. Ez pedig azt jelenti, hogy az elmúlt idők hatékony szervezeti felépítései megérettek az újragondolásra. 

A technológia szerepe – meghatározó, de nem elsődleges

Bármely gazdasági környezetben sokkal több a kapcsolódás, mint korábban valaha. A világ bármely meghatározó országában történt politikai vagy gazdasági változás hatást gyakorol még a közvetlenül nem kapcsolódó iparágakra is. És ehhez nem szükséges, még a most jellemző tengeri szállítmányozási változás sem, elég ennél kisebb horderejű történés is egy távol keleti országban, és az iparban némi időeltolódással megjelenik a hatása. Ebben természetesen óriási szerepe van annak a kommunikációs és logisztikai hálózatnak, ami átszövi a létező összes iparágat, aminet a működése alapvetően technológiai eszközökön múlik. Éppen ezért az információs és egyéb fejlett technológiák szerepe meghatározó.

A klasszikus értelemben vett hatékonyság, ami jórészt az egységköltség csökkentését, az átfutási idők minimalizálását tűzte célul, mára sok esetben nem a siker eszközei.

A világunk összetettből bonyolultá válik.

A digitalizáció nem csak elérhetővé de szükségessé is vált, és mára a legtöbb ipari szereplő elkezdte rendszerbe szervezve használni azokat az eszközöket, amik adott esetben akár évtizedek óta rendelkezésre állnak. Ezt (is) hívjuk ipar 4.0-nak, vagy negyedik ipari forradalomnak. Segítségével a termelésből, fejlesztésről, logisztikából érkező adatok napra vagy percre készek, nincs lehetőség a manupilálásukra, és az is megoldható, hogy biztosítottan eljusson minden érintett félhez.
A száraz adatok szoftveres feldolgozása vizuálissá, azaz félreérthetetlenné és könnyen elemezhetővé teszi őket.
Ezek az eszközök biztosan segítenek felderíteni trendeket, feltárni bekövetkezett események okait, és ezek az információk a folyamatok fejlesztésének, operatív vagy startégiai döntések előkészítésének biztos alapjaként szolgálnak.
Mindezek ellenére a jövő nem, vagy csak nagy bizonytalansági tényezővel jósolható meg, és nincs is olyan matematikai modell, ami akár a legegyszerűbb iparág működését egyértelműen leírná.
Ebben az értelmezésben pedig a technológia meghatározó szerepe ellenére nem elsődleges a kihívások leküzdésében, noha fontos szerepet tölt be.

Hatékonyság vagy alkalmazkodó képesség

A hatékonyságot szolgáló klasszikus, legismertebb eszközök a rugalmasságot és az alkalmazkodó képességet gyengítik. Ilyen például egy célgép, vagy adott feladat elvégzésére specifikusan felkészített CNC szerszámgép.

Egy végtelenül egyszerű példán keresztül érzékeltetve:Egy speciális mérettel elkészített fúró, ami esetleg a szükséges letörést is elkészíti, ezen az egy feladaton túl másra nem képes. Egy fúró és egy furatkés viszont tetszőleges átmérőjű furat és letörés elkészítésére lehet alkalmas.
Készülék tekintetében ilyen egy speciális készülék, ami esetleg még felfekvés figyeléssel, hidraulikus szorítással is el van látva. Gyors és biztonságos megmunkálást tesz lehetővé egyetlen típusú alkatrész esetén. De már az is probléma lehet, ha az alkatrész csak minimális módosításon esik át. 

Jogos lehet a felvetés, miszerint általános készülékek, mint gépsatu, és szerszámok ugyan sokféle feladat elvégzésére alkalmasak, de az elért megmunkálási idő jelentősen megnövekszik. Egyrészt azonban a speciális eszközök beszerzése jóval hosszabb időt vesz igénybe, másrészt a világ változása lassan de biztosan hozza magával azt, hogy a korábban évekig sem változó konstrukciók most néhány havonta megújulnak. Azaz nincs mindig idő specializálódni.
És az így megváltozott kihívást új szemlélettel érdemes megközelíteni. 

Egy vállalatnak méretétől függetlenül egymással szorosan együttműködő egységekből kell felépülni. A legalább kétirányú kommunikáció és kölcsönös információ megosztás a produktivitás alapfeltétele.

A kommunikáció több irányúsága nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a legapróbb hiba mielőbb felszínre kerüljön, és korrigálni lehessen.
Az információ megosztása is azt szolgálja, hogy a folyamatok fejleszthetők, javíthatók legyenek. Az információ visszatartás és torzítás kultúrájának eltüntetése a szervezetből növeli az átláthatóságot.

Mindezek pedig növelik a produktivitást. És itt nem az egy perc alatt elkészült termékre, vagy szolgáltatásra, hanem egységnyi idő alatt kielégített ügyfélre gondolok. Ha a helyzet úgy kívánja nagyobb mennyiségű elvárások szerinti termékkel, ha pedig úgy, gyors és rugalmas megoldásokkal körültekintően feltárt problémákra. A helyzethez alkalmazkodva.

Az egyirányú (fentről lefelé) kommunikáció, azaz az utasítások végrehajtása működhet jól, de csakis olyan rendszerben, ahol előre megírt terv szerint, változásoktól mentes környezetben kell végrehajtani azokat.  Az ilyen pedig egy ritkább.

A csapattagok közti bizalom és emberi kapcsolat olyan problémamegoldó képességgel ruházza fel a szervezetet, amire egyetlen menedzser sem lehet képes, még a legjobb tapasztalattal és adottságokkal sem. Értelemszerűen az összes szakterület beható ismerete senkinek sem kiváltsága, ráadásul az autokratizmus jelenléte torzítja a döntéselőkészítés során gyűjtött információt. Az így meghozott döntés értelemszerűen egy nehezebben járható út felé tereli a vállalatot. 

Mindenki által ismert és elfogadott cél

Az új megközelítés működésének elengedhetetlen feltétele, hogy a csapat minden tagja értse és ismerje a célokat, lássa a felelősségét és tudatába legyen a tevékenysége súlyának. Előny továbbá, ha ismeri a maga előtt lévő fejlődési lehetőséget nem csak személyes, de a szervezet fejlődésének szempontjából is. Ettől a szervezet átláthatóvá válik a tagok számára. Természetesen itt nem látszólagos, hanem valós részletekbe való bevonásról beszélek.

Ez segít csökkenteni a politikai és gazdasági környezetnek való kitettséget, de nem oldja meg a gyorsan változó körülmények problémáját. 

Erre a leghatékonyabb eszköz a szervezet tagjainak folyamatos fejlesztése és a lehetőség biztosítása az érintett szakembernek, hogy a felmerülő problémához a legközelebb kerüljön úgy, hogy a megoldáshoz minden lehetséges eszköz, tudás, feltárt ok-okozati összefüggés a birtokában legyen. 

Hatás- és felelősségi jogkörrel, adott esetben reális költségkerettel önállóan működő, de másokkal rugalmasan együttműködő csapatokra van szükség. Ha ezek ismerik a lehetőségeket, a célokat (üzleti célokat is, amiket műszaki részcélok elérésével teljesítenek) és rendelkezésükre állnak azok az erőforrások, amikre szükség van, a szervezet hatékonysága a rugalmasságon és alkalmazkodó képességen keresztül növekszik.

A megváltozott világ új kihívások elé állítja a vállalatokat. Ami néhány éve biztosnak tűnt, mára imbolygó alapokon bizonytalankodik. Módszerek, vezetési stílusok, vállalati felépítések, amik évekkel ezelőtt megdönthetetlennek tűnnek, most reformokra szorulnak.

A klasszikus értelemben vett hatékonyság, ami jórészt az egységköltség csökkentését, az átfutási idők minimalizálását tűzte célul, mára sok esetben nem a siker eszközei. Helyette gyors reakcióra, rugalmasságra van szükség. Az ehhez szükséges technikai tudás rendelkezésre áll. Multifunkciós szerszámgépek, robotok, szuperszámítógépek, naponta frissülő szoftverek szolgálják a célok elérését. A kérdés, hogy a vállalatok vezetőinek szemlélete igazodik a mindig változó kihíváshoz, vagy a régi eszközökhöz ragaszkodva a szervezet lassan elveszti a versenyképességét, ezzel együtt a létjogosultságát. 

Szerző: Sipos Ádám