Aukción vett szerszámgép, ismerőstől való készülék, csomagtartóból vásárolt szerszám, letöltött szoftver, felszámolásból származó bútorok és tároló eszközök, melyek mögött nincs profi csapat, aki a szükséges tudást, alkatrészt, tanácsot vagy tréninget biztosítsa. A főnök nagy lelkű vásárlásait pedig gondolkodással, alkatrész kereséssel és szereléssel töltött hosszú túlórák követik. De megéri a kompromisszum? Vagy nem is kompromisszum, hanem nettó ráfizetés? Mik is pontosan az „okosba” akciók buktatói?
A legtöbb vállalkozásnak van olyan időszaka, jellemzően az indulást követően, amikor olyan megoldásokat kell keresni, ahol a pénzt idővel szakértelemmel és lelkesedéssel lehet pótolni. Az idő, hozzáértés és pénz hármasból legalább kettőnek rendelkezésre kell állni ahhoz, hogy egy-egy feladat sikeres teljesítésre kerüljön. Ha pénz és hozzáértés sincs, akkor extra időre és végtelen motivációra van szükség. Ez a tanulás időszaka, amit jó esetben a piac kivár, esetleg méltányol.
De eljön az idő, amikor a meghozni szükséges döntések száma és súlya akkora, hogy az „okos” megoldások az időigényük valójában drágábbak, mint egy valóban ésszerű megoldás. Ráadásul az ilyen döntések meghozatala hiteles és aktuális adatokat kíván, mely adatok az „okosban” gondolkodók számára az esetek jelentős többségében nem elérhetők.
Ez az a pont egy vállalkozás életében, amikor az okoskodás helyett racionális döntéseket kell hozni, azaz paradigmaváltás szükségeltetik a stratégiai és operatív döntések területén.
Ezeknek a hosszútávú célok elérését kell szolgálni. És bár mindent nem lehet azonnal megváltoztatni, a szervezet kultúráját afelé kell terelni, hogy a tagok ne tűzoltásban, hanem valódi megoldásokban gondolkodjanak.
Lapátolás vissza a lóba – avagy az okos megoldások buktatói
Szoftverek – Mára nincs olyan vállalat, akinek ne lenne szüksége szoftverekre. Operciós rendszer, vállalatirányításai rendszer, készletező, és a műszaki világban cad és cam rendszerek. Milliós, tízmilliós költségek, melyek számos veszélyt rejtenek.
Az első veszély, hogy az illegálisan használatba vett szoftverek sok esetben képesek „jelenteni” a használójukat, az illetékes hatóság pedig intézkedik, vagy a forgalmazó tesz egy nem kedvező ajánlatot a program megvásárlására. Az ilyenkor kapott ár messze rosszabb (mivel a felhasználónak valójában nincs választási lehetősége, tehát nincs versenyhelyzet), mintha egy valódi ártárgyaláson kerülne meghatározásra a vételár.
A kalózszoftverek használatának másik veszélye, hogy a felhasználók nem vehetnek részt a forgalmazó hivatalos tréningjein, így a szükséges alaptudást sem kapják meg a szoftver használatához. Természetesen itt ellenérvként szerepelhet, hogy az interneten számos forrás található, ami segítségként felhasználható. De ez nem valódi és nem hosszútávú megoldás. Ha van is olyan munkaerő, aki a szabad idejében utána olvas és gyakorol, nem ez a megszokott.
A harmadik, hogy a nem legális szoftverekhez se szoftver frissítés, se azonnali support nem áll rendelkezésre. Ez azt jelenti, hogy a szoftver használata közbeni elakadás tényszerűen hosszú lesz, és nagy valószínűséggel a termelés zavarát is okozza. Ez pedig komoly költség lesz a vállalat számára.
Szerszámgépek – A legdrágább és egyik legfontosabb része egy termelő vállalatnak. Összetett, bonyolult műszaki termék, aminek a kiválasztása során számos szempontot figyelembe kell venni. Még márkán és típuson belül is több száz féle specifikáció létezhet, melyek helyes kiválasztása teszi őket valóban alkalmassá egy feladat elvégzésére.
Ha a szerszámgép pl. aukción kerül megvásárlásra, akkor a gép működése, megbízhatósága, alkatrész ellátása, és adott feladatra való alkalmassága jórészt a szerencsén múlik. Természetesen a szerencsének való kiszolgáltatottság csökkenthető, ha ismert a gép előélete, szerviz múltja, vagy ha egy jó szakember átnézi. De bele senki nem lát.
Ha a gép újonnan, de kiállításon kerül megvásárlásra, akkor jó árat lehet kialkudni, és ezzel bejött az „oldjuk meg okosba” kívánalom. De sajnos ezen gépek műszaki tartalma kötött, vagy alig módosítható. Így a hatalmas tömegű drága műszaki csoda lehet, hogy csak komoly kompromisszumokkal lesz alkalmas egy feladatra. Ez pedig drága vásárlás a cég számára, függetlenül a kialkudott ártól. A gépek vásárlását komoly műszaki egyeztetés kell, hogy megelőzze. Sok tényező figyelembevétele mellett kell meghozni a döntést, nem kizárólag az ár alapján.
Szerszám – A gépekhez képest nem nagy tétel, de nélkülük a legdrágább gép is élettelen vasszörny. Ha a forgácsoló gépeket vesszük példának elmondható, hogy egy adott feladat elvégzésére is számos megoldás létezhet, melyek csak látszólag ugyan olyan hatékonyak. Ha a szerszám csomagtartóból kerül az üzembe, függetlenül a jó ártól, nem egy adott feladatra lett specifikálva. A bevonat és a forgácstörő típusa például két, szemre azonos esztergalapkát is különböző hatékonyságúvá képes tenni. Keményfém marók esetén pedig például a hossz és csak a hossz különbsége használhatóvá vagy használhatatlanná tesz egy szerszámot.
Ha a már rendelkezésre álló szerszám használata közben műszaki probléma adódik, a hivatalos forrásból származó termékek esetén ingyenes és magas szakmai színvonalú tanács kérhető. A szerszámok értékesítését végző mérnökök mivel számos megmunkálást látnak közelről, és folyamatosan bővítik a tudásukat, életszerű és releváns tanácsokat tudnak adni. De a segítségük akkor is kérhető, ha még egy gyártásba nem került alkatrész felszerszámozásáról, ciklusidő kalkulációról van szó. Az okos megoldások árában ez mind nincs benne.
A kéz alól üzemekbe került szerszámok nem igazi megoldások, hanem szükségszerű kompromisszumok, amik plusz árát a minőség vagy a beletett órák számának oltárán kell megfizetni.
Munkaerő – A munkaerő megszerzése költséges és lassú folyamat. Az elmúlt tíz évben végbement változások a munkaerő piacon az emberi erőforrás keresését nem könnyítették meg. Számos jellemző hiba közül az egyik, gyors és okos megoldásnak hitt költséges és lassú módszer, hogy nem szakmai képzettségű, és még csak nem is érdeklődő kollégákat vesznek fel. Remélve, hogy felveszi a ritmust és betanul, beteszik egy olyan közegbe, ahol az egyébként is motiválatlan munkaerő nem felfelé húzza az újonnan érkezőket, hanem a hozzáértők is visszavesznek a tempóból. Szomorú, de valóságos. Egy szintén jellemző hiba, hogy a betölteni kívánt feladatkör nincs átgondolva. A felelősségi és feladatkörök nincsenek összeírva. A fejekben lévő információ káosz csak a tudás és magabiztosság illúzióját kelti. És amikor az új munkaerő elkezdi a tevékenységét, előjönnek a megválaszolhatatlan kérdések.
Hatalmas hiba a munkaerő fejlesztésén való spórolás. Belső vagy külső tréningeken, szakmai, emberi vagy motivációs oldalon is sokat lehet javítani a humán erőforrás teljesítményén, lojalitásán. Az itt való spórolás pedig általában többet visz, mint hoz. Persze hosszú távon. Amit meg nem mér a cég, nem fáj.
Az okosban való gondolkodás jellemzője, hogy nem mér.
Logisztikai háttér – Nem csak a raktár, de az üzem kiszolgálását végző minden egyéb tevékenység jelentősége alá van becsülve. Az ide tartozó eszközök, szoftverek és dolgozók sok cégvezető számára nem kívánatos költséget jelentenek, és nem látják a valódi hasznukat. Ez mindaddig így van, amíg a hiányukat számokkal alá nem támasztják.
A tárolás nem azonos a raktározással. Ha valaki a termelés kiszolgálásáért tároló épületet, helységet stb. hoz létre, sokszor elvégezettnek tekinti a feladatot. Pedig az a tároló rendszer, ami szoftveresen nem támogatja a benne való gyors és hatékony keresést, legyen szó alapanyagról, szerszámról vagy segédanyagról, valójában a hatékonyság ellen van. Ugyan ide tartozik a nem képzett munkaerő nehézsége. Az alacsony bérigényű, de a folyamatokat összességében átlátni képtelen kolléga valójában drága, legyen akármilyen kicsi a neki fizetett bér.
Marketing – Egy cég legyen bármilyen jó, ha a marketing tevékenysége nem megfelelő, a piac nem fog tudni róla. Sőt, a marketing dolga lehet az is, hogy piacot keressen a cég számára. Feltérképezze a konkurenciát, a vevők igényeit, panaszait, és ezek szerint segítsen emelni a termékek vagy a nyújtott szolgáltatások színvonalát. Jellemző, különösen a műszaki cégekre, hogy nem átgondolva a feladatkört olyan egyébként tehetséges és motivált munkaerőt választanak, aki valójában nem érti, vagy nem érdeklődik adott műszaki világ iránt. És mint ilyen, természetesen nem fogja ismerni a vevők félelmeit, vágyait. Ennek hiányában viszonylag nehéz dolga van, ha hozzájuk bármilyen üzenetet szeretne eljuttatni.
A marketing része a keresőoptimalizált szövegírás is. A műszaki világ mostoha területe ez, amit kevesen csinálnak lelkesen, és az ő megítélésük is vegyes elbírálás alá esik. A keresőbarát műszaki tartalomírás lényeges de nehéz területe a marketingnek.
Jövőt építő valódi megoldások
Az okos megoldásokkal szemben léteznek racionális megoldások is. Természetesen a jó lehetőségeket nem kell kihagyni, és belefuthat az ember olyan helyzetekbe, mikor egy-egy vásárlást akkor is végre kell hajtani, ha az műszaki szempontból nem a legjobb. Az idő nyomása tipikusan olyan tényező, ami ellehetetleníti a tökéletes műszaki megoldások kivitelezését.
Az ésszerű döntések jellemzői:
Jól átgondolt, a jövő szükségleteit számba vevő döntés, mely inkább ár/ érték arány maximalizálásban, mintsem beszerzési költség minimalizálásban gondolkodik.
Nem csak terméket és az árát, hanem a partnert és a nyújtott szolgáltatások színvonalát is mérlegre teszi.
Egyszerre több, mérhető és összehasonlítható megoldást keres, amik aztán rugalmasan igazíthatók a változásokhoz.
Számol a fenntartás, a bővítés, az amortizáció, a karbantartás költségeivel.
Olyan megoldást keres, ami mérhető és hiteles adatokkal szolgálja majd a jövőbeni döntéseket. (ipar 4.0)
Minden racionális megoldásnak a vevők számára értéket teremtő folyamatokat kell szolgálni közvetlenül vagy közvetve.
„A problémák szőnyeg alá seprésének a megjósolható vége, hogy a csontvázak kiesnek a szekrényből.”
A gazdasági nehézségek, a pénzügyi szűkösség és a vezetési tapasztalat hiánya a legtöbb induló KKV-t az „okosban való gondolkodás” felé tol el. Ez pedig eltereli őket a mérhető, jó partneri kapcsolatokat is építő, hosszútávon gyümölcsöző megoldásoktól.
A ügyeskedésnek a fent említett hátrányok mellett egy komoly veszélye is van. Ez pedig, hogy az értékrend és a szervezeti kultúra részévé válik, és mint ilyen nehezen kiölhető lesz a fejekből.
Amikor a vállalat életében lehetőség nyílik a régi beszerzési módszerek elhagyására és új, hosszú távon hatékonyabban működő módszerekkel is működtetni lehetne a szervezetet, nehéz leküzdeni a több éves beidegződéseket.
Éppen ezért, az „okosban” időszak során is érdemes a vezetőknek tudatosítani magukban, hogy a döntéseik meghozatalának stratégiája átmeneti. Ha ezt nem teszik, és az okoskodás szokássá válik, a döntések megoldások helyett csak tűzoltást jelentenek. A problémák szőnyeg alá seprésének a megjósolható vége, hogy a csontvázak kiesnek a szekrényből. A cég működéséhez szükséges anyagi és időráfordítások nem mérhetők, így a siker a szerencsére bízott. És mivel a szerencse forgandó, a konkurencia előbb utóbb elszárnyal mellettük.
Szerző: Sipos Ádám
